PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO
PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO ACTIVIDAD 4 Presentado por: SAMIR EDUARDO CHADID Tutor: FLOR MANUELA ARIZA MOLINA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA-UNAD ESPECIALIZACION EN GESTION DE PROYECTOS COLOMBIA 2015
CONTENIDO Introducción Objetivos 1.0 Herramientas y Técnicas 1.1 Herramientas de Gestión y control de la Calidad 1.2 Auditorias de Calidad 1.3 Análisis de Procesos 2.0 Salidas 2. 1 Solicitudes de cambio 2.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto 2.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto 2.4 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización 3.0 Conclusiones Referencias
Introducción Para la realización de un proyecto es imprescindible controlar los estándares de calidad determinados para poder realizar el aseguramiento de la calidad, acciones de mejora y encontrar las herramientas necesarias que permitan que la ejecución del proyecto llegue al termino esperado. Es importante durante la etapa preliminar del proyecto las fases de planeación, ejecución, monitoreo y gestión juegan un papel definitorio al momento del inicio del proyecto, es por ello que conocer el proyecto y lograr gestionarlo de manera eficaz de acuerdo a la complejidad especifica de esta permitirá el cumplimiento de objetivos trazados desde un inicio. Demostrar la efectividad y que el proyecto pueda ser competitivo y de gran impacto requiere tener estrategias que puedan favorecer cada una de las etapas funcionales del proyecto, sin duda alguna cualquier cumplimiento o detrimento en los estándares de calidad adoptados favorecerá o desfavorecerá el cumplimiento de los objetivos trazados para lograr un proyecto sostenible y de gran favorecimiento para el municipio de Galapa y región como se espera en esta actividad académica, correspondiente a un proyecto comunitario de transporte urbano para el municipio de Galapa, Atlántico.
Objetivos Objetivo General Aplicar las técnicas de Pmbok en cuanto a las Herramientas de control de calidad y Herramientas para el aseguramiento de la calidad del proyecto de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa, departamento dl Atlántico. Objetivos específicos * Realizar las solicitudes de cambio del proyecto construcción del proyecto de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa, departamento dl Atlántico. * Desarrollar las técnicas de control de calidad del proyecto de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa, departamento dl Atlántico. * Desarrollar las técnicas de aseguramiento de la calidad del proyecto de transporte urbano basado en ciclo rutas para el municipio de Galapa, departamento dl Atlántico.
1.0 Herramientas y Técnicas 1.1 Herramientas de Gestión y control de la Calidad Para este ejercicio se ha escogido: Análisis de Procesos el cual será desarrollado en el punto 1.3 Análisis de Procesos. 1.2 Auditorias de Calidad Por la naturaleza de este proyecto, se ha seleccionado la norma ISO 14001. Responsabilidades Responsable de Gestión de Calidad: Revisa y mantiene actualizadas y acordes a la versión de la norma de certificación vigente y a los requisitos de la organización, las hojas de ruta para las auditorías internas. Mantiene los registros requeridos por este procedimiento. Auditores Internos: Concretan y comunican al responsable del área auditada el horario y contenido de la auditoría. Auditan las áreas asignadas según se establece en este procedimiento. Elaboran un informe de la auditoría realizada y colaboran en la proposición de las acciones necesarias para solucionar las deficiencias encontradas. Responsables de las áreas auditadas: Se asegura de comprender los motivos de las observaciones y/o no conformidades encontradas en su área. Sugiere las acciones necesarias oportunas y se asegura de que las acciones aprobadas durante la revisión del sistema son ejecutadas correctamente. Para llevar a cabo las auditorias de calidad se ha realizado el siguiente formato:
PLAN DE AUDITORIA
EMPRESA AUDITORA :
INFORMACIÓN DE LA AUDITORIA
Objetivo General :
Fecha : Referencia :
Cliente :
Dirección:
Actividad :
Tipo de Auditoria:
Alcance :
Fecha de Auditoria ( Inicio – Fin )
Equipo Auditor:
CALENDARIO DE ACTIVIDADES FECHA ACTIVIDAD PROGRAMADA AUDITOR RESPONSABLE
Tabla 1 Plan de auditoria 1.3 Análisis de Procesos ANÁLISIS DE PROCESOS Proceso Desarrollado al Interior del Proyecto Tipo de Falla Presentada
Selección de vías por las que se implementaran las
No tener en cuenta las vías prioritarias para la comunidad, en cuanto a sus necesidades
ciclo ruta en el Municipio de Galapa
Diseño técnico para la construcción de las ciclo rutas
Error en la selección del material para la construcción de las ciclo rutas, relacionadas con la comodidad, confiabilidad y seguridad para los usuarios.
Socialización ante la comunidad de la implementación del proyecto
Estrategia de presentación del proyecto inadecuada que permita el surgimiento de resistencia por parte de la comunidad para el desarrollo del proyecto.
Establecer el plan de adquisiciones para el suministro insumos para el desarrollo del proyecto
Selección incorrecta de proveedores, no se tuvo en cuenta factores tan importantes como localización, disponibilidad de inventarios, sistemas de entregas y descuentos por cantidades solicitadas.
Selección de personal para conformación del equipo que desarrollara el proyecto
Selección de personal sin el cumplimiento de los requisitos y con perfiles no acordes a las necesidades del proyecto.
Estudio del modelo de transponte
No se tuvo en cuenta la integración con el transporte público convencional y las zonas de parqueo no confluyen con los paraderos de los buses de transporte público.
Adelantar la supervisión y seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las condiciones técnicas inmersas en el proyecto final.
Errores en el proceso de supervisión y seguimiento, lo que genera retrasos en el cumplimiento del cronograma y sobre costos.
VALORACIÓN DE LAS FALLAS ENCONTRADAS FALLAS
PROCESOS
Selección de vías por las que se implementaran las ciclo ruta en el Municipio de Galapa
Diseño técnico para la construcción de las ciclo rutas
Socialización ante la comunidad de la implementación del proyecto
Establecer el plan de adquisiciones para el suministro insumos para el desarrollo del proyecto
Selección de personal para conformación del equipo que desarrollara el proyecto
Estudio del modelo de transponte
Adelantar la supervisión y seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las condiciones técnicas inmersas en el proyecto final.
No tener en cuenta las vías prioritarias para la comunidad, en cuanto a sus necesidades
Error en la selección del material para la construcción de las ciclo rutas, relacionadas con la comodidad, confiabilidad y seguridad para los usuarios.
Estrategia de presentación del proyecto inadecuada que permita el surgimiento de resistencia por parte de la comunidad para el desarrollo del proyecto.
Selección incorrecta de proveedores, no se tuvo en cuenta factores tan importantes como localización,
disponibilidad de inventarios, sistemas de entregas y descuentos por cantidades solicitadas.
Selección de personal sin el cumplimiento de los requisitos y con perfiles no acordes a las necesidades del proyecto.
No se tuvo en cuenta la integración con el transporte público convencional y las zonas de parqueo no confluyen con los paraderos de los buses de transporte público.
Errores en el proceso de supervisión y seguimiento, lo que genera retrasos en el cumplimiento del cronograma y sobre costos.
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PONDERACIÓN DE LAS FALLAS
Alto
3
Medio
2
Moderado
1
Inexistente
0
Según el diagrama matricial anterior podemos concluir el siguiente análisis: Valorando las fallas encontradas se estableció que las fallas de un nivel alto corresponden al 20,4% del total de las fallas encontradas, las nivel Medio tienen un porcentaje de 22,4%, las de nivel Moderado corresponden al 30,6% y las fallas inexistentes tienen un 26,5%, lo que no indica que entre las fallas inexistentes y las de nivel moderado abarcan un porcentaje de 51.7%, esto es un indicador alentador; sin embargo se debe trabajar para reducir el 48,3% que pertenece al nivel Alto y Medio de fallas presentadas en los distintos procesos dentro del 2.0 Salidas 2. 1 Solicitudes de cambio
Para tener un trabajo sincronizado entre todos los integrantes del comité del PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA, ATLÁNTICO. Se llevara a cabo las siguientes reglas para las solicitudes de los cambios: * Nuevos Requerimientos. * Condiciones o eventos inesperados. * Errores en el diseño, en la estimación, en la calendarización en la implementación. * Materialización de un riesgo. Los pasos a seguir para la presentación de las Solicitudes de Cambio se llevaran a cabo de la siguiente manera: 1. Se solicita el cambio a través del Formato de Solicitud de Cambios. 2. Se expone el cambio al Comité de Control de Cambios (CCC).
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3. El Responsable de la Solicitud analiza el cambio con el CCC. 4. Si el cambio se aprueba queda como una tarea para el Responsable de la Actividad. 5. Se pacta una fecha para la entrega de la nueva Actividad. 6. El CCC y Responsable de la Actividad analizan la Actividad. 7. Si el cambio se aprueba se realizan las respectivos tareas de cambio y se comunica esa acción al resto del equipo. Se debe tener muy en cuenta que Un cambio deberá ser informado cuando ya se encuentre aprobado, si el cambio ocurre en el proceso de su construcción no deberá hacerse ningún proceso. Comité de Control de Cambios(CCC). El comité de control de cambios del PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA. Está conformado por: ROL MOMBRE Y APELLIDO
Aprobador y analista de cambios
Marlon Andrés pineda Mendoza
Aprobador y analista de cambios
Samir Eduardo Chadid
Aprobador y analista de cambios
Flor Manuela Ariza
Aprobador y analista de cambios
Carlos Arturo rodas
Aprobador y analista de cambios
Wanda Rodríguez castro
Tabla 2 Comité de Control de Cambios Responsabilidades del CCC: El CCC tendrá la autoridad para administrar el PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA en lo que respecta a las funciones que se describen a continuación: • Representar a todos los grupos que pueden ser afectados por cambios a la línea base. • Evaluar la disponibilidad de recursos necesarios para la ejecución del cambio propuesto y los costos asociados.
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• Evaluar como impactan los cambios propuestos en la planificación definida. •Determinar la aceptación o el rechazo de un cambio solicitado en función de su impacto en el proyecto. 2.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto Las actualizaciones se hacen necesarias dado el caso que se presenten cambios en Plan para la dirección del proyecto el cual está conformado por los diferentes planes: Plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos, plan de gestión de tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de recurso humanos y plan de gestión de adquisiciones Cargo Desempeñado por:
Director Del Proyecto
CARLOS ARTURO RODAS
Supervisor De Montaje
SAMIR EDUARDO CHADID
Supervisor de construcción de estructuras en concreto
WANDA MARIAM RODRIGUEZ
Supervisor De Instalaciones De Tuberías Y
OMAR RAYO
Asegurador De Calidad
MARLON ANDRES PINEDA
Analista De Calidad
ORNELLA MUTI
Jefe De Adquisiciones
ROBERTO CARLOS NAVARRO RUIZ
Las actualizaciones se hacen necesarias dado el caso que se presenten cambios en el documentos conformado por los diferentes planes: Plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos plan de gestión de tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de recurso humanos y plan de gestión de adquisiciones. La actualización el cronograma del proyecto se realizará teniendo en cuanta los requerimientos de las partes, caso en el cual se modificara, incluirá o excluirá alguna de las actividades incluidas inicialmente. En lo que tiene que ver con los documentos de: comunicaciones, documentos de ingeniería, informes de bitácora de obra, facturas y documentos contractuales son susceptibles de cambios y/o actualizaciones siempre y cuando sea realice mediante acuerdo entre las partes involucradas y previa suscripción de un acta de muto acuerdo para dicha modificación.
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Registro de incidentes: Mantener actualizada las revisiones de quejas presentadas por interrupción o falta de comunicación en la información, los reportes de incumplimiento de actividades producidos por bloqueo de la información. Cronograma: Ampliación del plazo por retraso en las actividades, ocasionado por problemas en la comunicación. Requisitos financieros: Solicitud de ampliación de recursos para mejora de medios tecnológicos que optimicen la comunicación.
PROYECTO
GERENTE
PREPARADO POR
REVISADO POR
NÚMERO
DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE
REPERCUCIONES DEL INCIDENTE
ROLES DE LOS INVOLUCRADOS
ACCIONES TOMADAS PARA RESOLVER EL INCIDENTE
ACUERDOS RESULTANTES DEL INCIDENTE
RECOMENDACIONES
ANEXOS
Tabla 3 Registro de incidentes
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2.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto Las actualizaciones se hacen necesarias dado el caso que se presenten cambios en el documentos conformado por los diferentes planes: Plan de gestión del alcance, plan de gestión de requisitos plan de gestión de tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de calidad, plan de gestión de comunicaciones, plan de gestión de recurso humanos y plan de gestión de adquisiciones. La actualización el cronograma del proyecto se realizará teniendo en cuanta los requerimientos de las partes, caso en el cual se modificara, incluirá o excluirá alguna de las actividades incluidas inicialmente. En lo que tiene que ver con los documentos de: comunicaciones, documentos de ingeniería, informes de bitácora de obra, facturas y documentos contractuales son susceptibles de cambios y/o actualizaciones siempre y cuando sea realice mediante acuerdo entre las partes involucradas y previa suscripción de un acta de muto acuerdo para dicha modificación. CONTROL DE VERSIONES
VERSIÓN
HECHA POR
REVISADA POR
APROBADA POR
FECHA
MOTIVO
1.0
Marlon pineda Mendoza
FLOR MANUELA ARIZA
Samir Eduardo Chadid
10/10/2015
Versión Inicial
2.0
Marlon pineda Mendoza
FLOR MANUELA ARIZA
Samir Eduardo Chadid
10/06/2016
Actualización
2.1
Samir Eduardo Chadid
FLOR MANUELA ARIZA
Marlon pineda Mendoza
10/07/2016
Actualización
NOMBRE DEL PROYECTO
SIGLAS DEL PROYECTO
PROYECTO COMUNITARIO DE TRANSPORTE URBANO BASADO EN CICLO RUTAS PARA EL MUNICIPIO DE GALAPA,
TUCRGA
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ATLÁNTICO.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y LASCONSIDERACIONES DE ENFOQUE MULTIFASE (CUANDO LOS RESULTADOS DEL FIN DE UNA FASE INFLUYEN O DECIDEN EL INICIO O CANCELACIÓN DE LA FASESUBSECUENTE O DEL PROYECTO COMPLETO).CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE FASE DEL PROYECTO ENTREGABLE PRINCIPALCONSIDERACIONES PARA CONSIDERACIONES(1º NIVEL DEL WBS) DE LA FASE LA INICIACIÓNDE ESTA PARA EL CIERRE DE FASE ESTA FASE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ENFOQUES MULTIFASE
FASE DELPROYECTO (1ºNIVEL DEL WBS)
ENTREGABLE PRINCIPAL DE LA FASE
CONSIDERACIONES PARA LA INICIACIÓN DE ESTA FASE
CONSIDERACIONESPARA EL CIERRE DE ESTAFASE
Gestión del proyecto
Alcance, Acta de constitución, Actividades a realizar
Ninguna
Finalización del proyecto y revisar entregables
Ejecución del proyecto
Solicitudes de cambio, actividades del cronograma, valoración del presupuesto
Integración de cada una de las unidades para su ejecución
Revisión de módulos y finalizar ensayos
Tabla 4 Actualizaciones a los documentos del proyecto 2.4 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización 2.41 Activos de los procesos de la organización En esta parte del trabajo se pretende dejar un registro para obras similares a futuro, con el fin de contar con una base para el inicio, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre. A partir de esta información, el plan de gestión propuesto para el desarrollo del proyecto se usarán tablas de entrada, herramientas y técnicas y salida. Lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
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* Identificación de impactos no previstos Para aquellos impactos no considerados en el Plan de e Manejo Ambiental aprobado o establecido por la autoridad ambiental , y que se puedan presentar en condiciones normales durante la ejecución del proyecto, o aquellas situaciones donde la evaluación del impacto puede variar, el contratista aplicará la metodología de: “Identificación de aspectos y evaluación de impactos” definido en el procedimiento AMB PR 900, establecido en el Sistema de Gestión Ambiental propio de la organización, se anexa al final del documento. A su vez se asume el compromiso de revisión de la matriz resultante de su aplicación de forma mensual. * Identificación y evaluación de aspectos y riesgos ambientales Para identificar aspectos y evaluar impactos ambientales no previstos se adoptará el procedimiento AMB PR 900. basado en la norma ISO 14001 “identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales” teniendo en cuenta que esta metodología considera situaciones adversas y benéficas de funcionamiento, los incidentes o accidentes que tengan repercusión ambiental como las proyecciones de expansión o planes futuros. Con el propósito de resumir los aspectos de los factores ambientales de la empresa que influyeron en el proceso de identificación de los interesados, El contratista debe establecer que es un proyecto modelado desde un concepto de responsabilidad y sostenible desde el punto de vista económico, ambiental y social. 2.42 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Entre los activos de los procesos del proyecto para dirigir el equipo del proyecto utilizaremos boletines informativos y certificados de reconocimiento. Formato de reconocimientos: son las acciones encaminadas a la distinción de una persona por los logros realizados en el trabajo, además de su uso para reconocer hechos y logros, se utilizan como agradecimiento por prestar los servicios al proyecto. Se hará entrega de una constancia escrita, a la cual se le denomina como reconocimiento escritos en formato de diplomas. Boletines informativos: los cuales consisten en una publicación periódica, que va dirigida a un tipo de lectores específico, que en este caso sería el equipo del proyecto La publicación suele serán breve y generalmente es en una página, pero si el caso es necesario puede extenderse aunque no pasa de ser un pequeño pasquín o librillo que cuenta con pocas hojas.
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Los boletines se pueden formar también por imágenes, tal como se haría con una propaganda o en una circular.
Realizar el aseguramiento de calidad Departamento Actividad
Diseño y planimetría
* Revisión del diseño * Análisis de factores humanos * Análisis de confiabilidad
Construcción de obras civiles
* Revisión del diseño * Pruebas de calidad (slump) * Evaluación y calificación del proveedor
Dirección del proyecto
* Supervisión de la obra * Evaluaciones competitivas
Acción social
* Evaluación de impacto social.
Tabla 5 Aseguramiento de calidad
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3.0 Conclusiones En este ejercicio académico se ha aplicado fundamentalmente las técnicas derivadas de la guía del PMBOK 5th Edition, para el desarrollo e implementación de la calidad Cualquier sistema de calidad que se implemente en un proceso debe ser ajustado y supervisado, esto permite asegurar y tener control de la calidad, los planes de inspección, reportes y la documentación recopilada puede establecer un claro concepto del status de cada uno de los procesos involucrados en el proyecto. El desarrollar acciones preventivas y/o correctivas permitirán que el proyecto pueda ser manejado de forma segura, evaluar las no conformidades y cada una de las observaciones que se presentan nos da una clara idea de las acciones que se deben establecer para obtener mejora continua en cada uno de los procesos Se pudo determinar la importancia de las herramientas para el control y el mantenimiento de la calidad, la continuidad del desempeño del proyecto y la importancia de establecer plenamente la interrelación existente entre causa-efecto, derivada del problema y sus manifestaciones y efectos colaterales.
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Referencias Gladys Gbegnedji Castaño. (12 de noviembre de 2012). Guía del PMBOK. Recuperado el 09 de noviembre de 2015, de whatisprojectmanagement Sitio web: https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/2012/11/26/gestion-de-los-costos-del-proyecto/ Project Management Institute. (2013) Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Quinta edición. Newtown Square, Pensilvania EE.UU. Project Management Institute, Inc. Recuperado de http://campus01.unad.edu.co/ecacen01/mod/lesson/view.php?id=59 Secretaría de Desarrollo Social y Económico de Galapa. (2010). Ficha de municipio. Recuperado el 17 de 07 de 2015, de http://www.galapa-atlantico.gov.co/indicadores_anuales.shtml
Tabla 1 Plan de auditoria .................................................................................................. 7
Tabla 2 Comité de Control de Cambios ......................................................................... 12
Tabla 3 Registro de incidentes........................................................................................ 14
Tabla 4 Actualizaciones a los documentos del proyecto ................................................ 16
Tabla 5 Aseguramiento de calidad ................................................................................. 18
